Po pandemii styl pracy wielu firm się zmienił i praca hybrydowa stała się faktem. Od 7 kwietnia praca zdalna została uregulowana w Kodeksie Pracy i obowiązują nowe przepisy w tym zakresie. Zapoznaj się ze zmianami i dowiedz się jakie zasady obowiązują Ciebie i Twojego pracodawcę.
Pandemia Covid-19 niejako wymusiła na wielu firmach pracę w domu całkowicie online, i po ustaniu stanu wyjątkowego nie wszyscy powrócili do biur. Mimo, że praca zdalna się upowszechniła i jest pożądana, nie była jasno określona w prawie. Ustawodawca postanowił doprecyzować przepisy regulujące ten sposób wykonywania obowiązków zawodowych. Od 7 września w Kodeksie Pracy znajdują się nowe zapisy, w tym definicja pracy zdalnej (termin ten zastąpił dotychczasową telepracę).
Definicja pracy zdalnej
Praca zdalna będzie polegała na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Ustawa przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową (częściowo w domu, częściowo w firmie), stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy. Obowiązki zawodowe wynikające z umowy o pracę należy wykonywać wtedy z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Zasady pracy zdalnej
Przepisy jasno wskazują, że ważnym elementem pracy zdalnej jest miejsce jej wykonywania. Domyślnie pracodawca zakłada, że pracownik będzie pracował w miejscu zamieszkania. Jeśli jednak pracownik chciałby wykonywać zadania z innego miejsca, wówczas musi zgłosić to pracodawcy i uzyskać każdorazowo jego zgodę. Co ważne, gdy miejsce działań zostaje wskazane przez pracodawcę, wówczas nie mamy do czynienia z pracą zdalną.
Zarówno pracodawca jak i pracownik może wystąpić z wnioskiem o świadczenie danej pracy w formie zdalnej, jednak obydwie strony muszą wyrazić na to zgodę. Pracownik składa oświadczenie o warunkach lokalowych i technicznych, a pracodawca powołuje się na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik powinien niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę.
Praca zdalna może być zaproponowana podczas zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie trwania zatrudnienia. Przepisy znowelizowanego Kodeksu pracy przewidują kilka trybów wprowadzenia pracy w formie zdalnej oraz umożliwienia stronom powrotu do wykonywania pracy stacjonarnie. Pracodawca może wprowadzić obowiązek świadczenia pracy zdalnej tylko w przypadkach nadzwyczajnych np. stan epidemii, awaria w zakładzie pracy.
Co ważne pracownik i pracodawca może również zrezygnować z udzielania pracy zdalnej, gdy została ona ustalona w trakcie zatrudnienia. W tym celu należy wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków pracy. Termin powrotu strony ustalają wspólnie, jednak nie może on być dłuższy niż 30 dni.
Kto może pracować zdalnie?
Szczególnie osoby, które spełniają poniższe kryteria mogą złożyć wiążący wniosek do pracodawcy o pracę zdalną:
- pracownice w ciąży;
- pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
- pracownicy sprawujący opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub domownikiem, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności;
- część pracowników, którzy na podstawie dotychczasowych przepisów uprawnieni byli do złożenia u pracodawcy wiążącego wniosku o wykonywanie pracy w indywidualnym, przerywanym lub ruchomym systemie czasu pracy (art. 1421 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy).
Pracodawca jest zobowiązany do odniesienia się do wniosku do 7 dni od jego złożenia i musi uzasadnić swoją decyzję.
Kto nie może pracować zdalnie?
Nie wszystkie zadania i zawody można realizować w zdalnie, dlatego ustawodawca określił w przepisach, komu taki rodzaj pracy nie przysługuje. Z pracy zdalnej nie skorzystają osoby, które wykonują:
- prace szczególnie niebezpiecznie;
- prace, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
- prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach bhp;
- prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
- prace powodujące intensywne brudzenie.
Obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną
Nowe przepisy nałożyły na pracodawców uregulowanie kwestii pracy zdalnej w formie pisemnej. W każdej firmie powinien być regulamin pracy zdalnej, który określa zasady tej formy świadczenia pracy. Taki dokument powinien być uzgodniony z przedstawicielami pracowników lub z zakładową organizacją związkową. Pracodawca, może to zrobić również inaczej poprzez określenie zasad wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Pracodawca powinien wówczas przekazać wszystkie zasady wykonywania pracy zdalnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy w takiej formie przez pracownika. Ustawa jasno precyzuje co powinno się znaleźć w takim dokumencie, a są to m.in. określenie, które grupy pracowników mogą być objęci pracą zdalną; zasady zwracania kosztów pracy zdalnej oraz jej ekwiwalentu lub ryczałtu; zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy; zasady kontroli w zakresie wykonywania pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy; zasady ochrony danych osobowych.
Nowością jest również to, że pracodawca jest zobowiązany do wypłacania ryczałtu za pracę zdalną, który ma pokrywać koszty wykonywania tego typu pracy. Niestety nie jest określone w przepisach jakiej wysokości powinien być ryczałt, ma być on ustalony wcześniej przez pracodawcę. Za wykorzystanie prywatnych narzędzi i materiałów pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Nie ma wymogu ustalenia wysokości ryczałtu z pracownikiem.
Pracodawca nadal ma obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy nawet w przypadku pracy zdalnej (tylko niektóre zapisy są w tym przypadku wyłączone). Należy przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej dokonać oceny ryzyka zawodowego i określić zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej dla danego pracownika. Pracownik w formie pisemnej lub elektronicznej musi poświadczyć zapoznanie się i zobowiązać się do ich przestrzegania.
Pracodawca został także zobowiązany do określenia procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia pracowników w tym zakresie. Pracownik wykonujący pracę zdalną ma potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z ww. procedurami oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.
Na pracodawcę został nałożony również zakaz dyskryminacji pracownika z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.
Obowiązki pracownika w trakcie wykonywania pracy zdalnej
Pracownik po pierwsze musi oświadczyć, że posiada odpowiednie warunki lokalowe do wykonywania pracy w formie zdalnej. Zapoznaje się i stosuje do określonych przez pracodawcę zasad pracy zdalnej, procedur firmy, zasad BHP i zasad ochrony danych. Każdorazowo informuje pracodawcę o miejscu wykonywania pracy zdalnej (nie ma już możliwości wykonywania pracy poza granicami Polski). Aby korzystać z pracy zdalnej wymagane jest oświadczenie pracownika zawierające potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. Świadczenie przez pracownika pracy zdalnej może się wiązać z poddaniem się kontroli w zakresie wykonywania pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Pracujesz zdalnie lub hybrydowo a pracodawca nie gwarantuje Ci ubezpieczenia grupowego na życie i zdrowie? Zgłoś się do doradcy GSU, który dobierze dla Ciebie najlepszą opcję i zabezpieczy Ciebie i Twoich bliskich na wypadek nieprzewidzialnych zdarzeń.
Znajdź Agenta Ubezpieczeniowego
Źródło:
https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna
https://www.parp.gov.pl/component/content/article/83905:praca-zdalna-zmiany-w-zwiazku-z-nowelizacja-kodeksu-pracy